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企业零星采购是指企业购买服务或物品的数量比较零碎的采购活动,这些采购活动往往是由个别员工或个别部门单独负责完成,而购买金额也比较少,因此其风险普遍比较高。为了有效的内部控制,企业需要采取一定的措施来避免较大的损失,从而提高企业的经济效益。
一是把握采购规模。企业应明确零星采购的范围,明确采购的总金额,采购的期限等,加大对采购金额、期限的管控,严格审查所有采购项目,以减少零星采购的数量和规模,避免采购浪费和风险。
二是严格采购程序。零星采购应严格按照企业规定的采购程序进行,严格按照审批流程进行采购,避免零星采购行为的出现,有效控制采购情况,并监督检查采购行为,确保采购行为合法有效。
三是制定采购制度。企业应建立完善的采购流程,确定相关责任人,明确其权限和责任,并通过组织检查,实施定期的采购制度专项稽查,以确保采购的合法有效。
四是加强监督管理。企业应通过定期的采购检查和考核来确保采购的合法有效,实施严格的”三重检查”制度,严格把关购买凭证的准确性,并实施反冲账和购买记录审查,以确保采购行为的真实性、合法性和准确性。
总之,企业要有效控制零星采购,最重要的是切实建立有效的内部控制体系,通过科学合理的管理制度来保证采购行为的合法有效性,通过不断完善内部控制体系,加强监督管理,以降低企业零星采购的风险。
拓展知识:在企业实行零星采购的同时,还应实行集中采购。集中采购是指企业将采购物品在有限时间内,以尽量低的价格,依据一致的质量标准购进物料,满足全体用户需求的采购形式,它可以提高企业的采购效率,做到集中采购,分散使用,减少了企业在原料、备品等方面的投资,可以节省购买成本,提高采购效率。
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