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会计凭证不能销毁的情况通常有以下三种:
一是当会计凭证上有法律文书规定的有效期内,若企业在有效期内被要求出具会计凭证,则企业不得销毁会计凭证;
二是当会计凭证被国家机关和司法机关要求出具、审查或者用于法律案件审理或者督促企业履行法律义务时,企业不得销毁会计凭证;
三是当会计凭证被企业发行的股票、债券和其他金融产品关联的投融资、发行、交易和管理时,企业不得销毁会计凭证。
此外,企业必须根据法律、法规、财务报表和审计要求,文书化保管会计凭证在相应账簿,按照有序号码,并确定凭证的日期、存放位置及存放期限,确保会计凭证的历史性、完整性和存档性。为了避免会计凭证被篡改,建议企业采用影印件,将各类会计凭证都归档并加以管理。
总之,企业应当遵守法律法规,严格按照会计凭证保存期限的要求,文书化保管凭证,妥善保管凭证,确保会计凭证的完整有效,在出现特殊情况时,妥善处理,防止凭证遗失或者被篡改。
拓展知识:
企业在使用会计凭证时,可以采取一些保密措施,提高会计凭证的保密性。比如,企业采取数据加密技术,将会计凭证信息用加密技术处理;禁止未经授权的人员接触会计凭证;采取人机交互技术,实现访问控制和用户认证;采取安全审计和日志管理技术,保证会计凭证的安全有效地使用;规定会计凭证在网络中的存储期限,及时进行备份和删除;定期审核会计凭证管理措施,强化保护会计凭证的有效性。
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