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首先，要对年会采购的员工礼品进行总成本计算，以确定支出的总额度，并制定上限。其次，对年会礼品的采购工作进行有序的分工，根据每个员工的工作表现，协调各部门的需求，选择合理的礼品，同时要考虑到各部门的预算。最后，要根据年会礼品的数量和成本，进行凭证创建、发放、收款、入账等做账的相关工作，保证年会礼品的采购账目准确无误，实现财务管理的常态化、规范化，把礼品采购账目统一记录在会计制度之下。

从财务的角度来看，在采购礼品时要记录账目准确，考虑礼品采购的费用是否超出公司的预算，并注意协调财务部门的审批，以及礼品采购的相关账务处理，不仅要处理好采购的成本，而且要处理好采购的结算，以保证礼品采购的财务支出流程管理和规范。

拓展知识：

在采购礼品时，企业还应该合理安排采购员工，以保证采购过程的有效性和员工的合规性，具体可以安排专职采购人员或指定管理人员，确保采购礼品过程中员工的安全、合规性。同时，应注意采购礼品保证服务，保证礼品的品质和价格，选择质量有保证的采购渠道，并严格按照采购流程的合规要求，提前拟定采购合同。