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财务软件中使用负数表示可以简化账户余额表的编写，同时减少账户的计算工作量。

在电子财务软件，负数表示负债或者支出，如借方余额就是负数，表示多少借贷还款的欠款；贷方余额是正数，表示有多少借方的收入。同样的，资产账户的余额也是正数，表示资产账户有多少可供支出的钱；负债账户的余额是负数，表示承担了多少债务。

使用负数表示还可以清楚地描述公司账户的余额。只有把账户余额表中的收入和支出表示出来，会计师和财务人员才能够准确的计算出收支的余额，拿出合理的会计报表来。

拓展知识：负数的使用不仅仅可以在财务软件中使用，在日常生活中，我们平时计算成绩时，也常常将扣分表示为负数，这样就能清楚的把考生的总成绩表示出来，也可以用于一些计算机编程语言里，在程序中表示一个数字是否带符号等等，负数的使用可以应用于很多领域。