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原始凭证的错误有很多,主要可以分为外部错误和内部错误两类。外部错误又可以分为手工录入错误、抄错错误和原始凭证内容漏抄等。内部错误主要有核算错误、调整损益错误以及发票错误等。
快速查找原始凭证错误一般采用计算机设备进行查找,及早发现错误,避免了发生错误造成的损失。一是可以采用精确匹配查找,通过某字段的精确匹配,查找出某一天或者指定日期之后发生的原始凭证,即可及早发现错误。二是采用模糊匹配查找,匹配某一条数据,如查找某一客户的购买记录等,即可找出存在错误的原始凭证。
此外,还可以采用自动校验的方式,利用发票程序与编程技术,精确控制发票的输入,实现自动校验发票数据的功能,改变了原先传统的手工审核发票的做法,大大提高了发票的查找效率,在校验发票信息时也可以及早发现错误,避免了发生错误造成的损失。
其实查找原始凭证的错误,重在在于正确的修改方法,而不仅仅在于发现错误的方法。在发现错误之后,首先要确定是哪一项凭证错误,验证错误来源,然后再按照财务会计凭证规则予以纠正,同时,需要做好纸质记录,以便日后进行查验。
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